Лайфхаки та додатки для продуктивної роботи

21 травня команда Hurma провела для HR-фахівців вебінар на тему “Лайфхаки та додатки для продуктивної роботи”. У цій статті ми зібрали основні ідеї вебінару для тих, хто не встиг приєднатися або більше любить текстовий формат.

Що таке продуктивність?

Часто продуктивністю називають максимум виконаної роботи за мінімум часу. Але, виходить, тоді продуктивність можна прирівняти до вироблення і вважати продуктивним того, хто написав найбільше вакансій або відправив купу листів, не звертаючи уваги на якість та результат. Тому важливо уточнити, що продуктивність – це максимум якісно виконаної роботи за мінімум часу.

Що впливає на продуктивність?

• відсутність повноцінного сну і перерв у роботі;
• дисбаланс відпочинку і роботи;
• хронічний стрес;
• невміння планувати;
• хаос всередині компанії.

З цього можна вивести наступні способи підвищення продуктивності:

• дотримуватися work-life balance;
• приділяти увагу сну, відпочинку та спортивним навантаженням;
• підвищувати стресостійкість;
• планувати та гейміфікувати задачі;
• налаштувати процеси в компанії, якщо необхідно (методи Scrum, Kanban та інші).

Чому важливі сон і відпочинок?

Варто окремо відзначити важливість сну, відпочинку та перерв у роботі. Часто прокрастинація, лінь і непродуктивність – результат банальної втоми. І, як би ви не старалися, продуктивність не зросте, а компанія буде втрачати прибуток. Наприклад, американські дослідження говорять про те, що втрата продуктивності через безсоння вартує компаніям $63.2 мільярда доларів на рік. При цьому, інші дослідження повідомляють, що продуктивність, в середньому, знижується близько 14:55, тобто працювати з одним і тим же рівнем продуктивності протягом всього дня – фізично неможливо. Це означає, що регулярні перерви в роботі – один з ключів до продуктивності.

Як перерви в роботі впливають на продуктивність?

Є хороший приклад з дослідженням роботи суддів. Ув’язнені мають право подавати клопотання про умовно-дострокове звільнення. Всі ці справи розглядаються у випадковому порядку протягом дня. Але на самому початку дня і відразу після перерв, шанс в’язня отримати позитивне рішення про клопотання – значно вищий, ніж в середині або кінці дня. 

Інший хороший приклад стосується лікарів. Дослідження про негативні наслідки анестезії говорить, що в другій половині дня таких наслідків більше, тобто збільшується шанс помилки лікаря-анестезіолога.

А цей графік показує, що в другій половині дня лікарі частіше нехтують гігієною рук, що підвищує ризик інфікування самих лікарів та пацієнтів. Це підвищує ризик інфікування і лікарів, і пацієнтів. Такі дослідження демонструють не халатне ставлення до своїх посадових інструкцій, а говорять про значне завантаження, через яке медики забувають робити елементарні речі

Звідси можна зробити висновок, що втома – одна з головних причин зниження продуктивності. Поки ви і ваші співробітники регулярно переробляєте та втомлюєтеся, немає сенсу вводити нові процеси, використовувати лайфхаки, додатки та гейміфікацію.

Як боротися з втомою?

Нам весь час здається, що потрібно щось долати і з чимось боротися, але втома – це якраз той випадок, коли потрібно просто навчитися відпочивати 🙂

Спробуйте:

• приділяти увагу сну;
• перестати заохочувати переробки та роботу у вихідні;
• ввести 6-годинний робочий день або 4-денний робочий тиждень;
• розумно планувати і розподіляти завдання.

Наприклад, 6-годинний робочий день підвищує продуктивність і знижує рівень захворюванності у співробітників.

А експеримент щодо 4-денного робочого тижня Microsoft показав збільшення продуктивності на 40%.

Подібні ініціативи не завжди легко запроваджувати в своїй компанії, але, як мінімум, можна наполягати на відсутності переробок у співробітників, заохочуючи їх відпочинок і перерви в роботі. Може здатися, що перерви “вкрадуть” робочі години. Але подумайте про те, що 15 хвилин перерви подарують вам енергію і ви зробите більше. А 15 хвилин спроб сконцентруватися і подолати втому будуть просто витраченою чвертю години.

А що стосовно прокрастинації?

Дуже часто антонімом продуктивності називають прокрастинацію. Прокрастинація – це постійне відкладання справ або заміна важливих справ іншими заняттями. Людині складно почати займатися роботою, вона відтягує старт роботи над завданням. При цьому часто відчуває негативні емоції через нездатність змусити себе щось робити.

Тест на прокрастинацію

Ми приготували для вас міні-тест. Поставте собі один бал за кожне твердження, яке вам підходить.

• Я часто шкодую, що не приступив(ла) до справ раніше.
• Мене регулярно відволікають від завдань.
• Часто ловлю себе за виконанням справ, які потрібно було здати ще кілька днів тому.
• Якість моєї роботи залежить від настрою.
• Постійно відчуваю втому.

А тепер давайте підрахуємо ваші відповіді:

• 4 -5 балів – скоріше за все, ви схильні до прокрастинації
• 2-3 бали– поки немає про що турбуватися, але зверніть увагу на наші поради щодо підвищення продуктивності
• 0-1 бал– ви продуктивніші всіх на світі

Якщо ви набрали 4-5 балів, не поспішайте панікувати, можливо, ви просто втомилися. Прокрастинацію часто плутають із лінню та небажанням щось робити. Але прокрастинація про інше. Вона виникає через:

• брак відпочинку;
• невміння концентруватися;
• відсутність навичок тайм-менеджменту;
• невміння планувати;
• страх перед завданням.

Як бачите, тут нічого не пов’язано з лінню. Зате є зв’язок із втомою. Тому спочатку виключіть із списку втому, а потім вже впроваджуйте методи, які ми розглянемо далі.

Що все ж таки використовувати для підвищення продуктивності? 7 частих проблем та їх рішення

Ми зібрали найпопулярніші способи підвищення продуктивності і підібрали додатки, які можуть допомогти вам в цьому.

Проблема 1: вам складно розставляти пріоритети

• Ви часто відкладаєте важливі завдання
• Іноді зриваєте терміни
• Не розумієте, в якому порядку приступати до роботи

Рішення: матриця Ейзенхауера

Принцип роботи: ви ділите всі завдання на “Важливі та термінові”, “Важливі та нетермінові”, “Термінові та неважливі” і “Неважливі та нетермінові”. Це допомагає вам розуміти, що потрібно зробити в першу чергу, що можна делегувати, а що взагалі давно пора автоматизувати та викреслити зі списку завдань назавжди.

У цьому вам допоможуть додатки для планування завдань. Наприклад, Todoist, де можна розставляти пріоритети для кожного завдання і відстежувати свій прогрес чи Notion, де є Канбан-дошка, можливість створювати замітки, документи і списки в одному додатку.

Проблема 2: вам складно оптимізувати роботу

• Дрібні завдання займають занадто багато часу
• Продуктивність сильно падає в середині дня або ввечері

Рішення: принцип Парето або 20/80

Цей принцип говорить, що 80% роботи ми робимо за 20% часу, а 20% роботи, що залишилася, робимо за 80% часу. Постарайтеся визначити свої “продуктивні години” і заплануйте на них 80% роботи, а на “непродуктивні” залишайте інші 20%.

Вам допоможе розширення для браузера Wildfire, яке відстежує і оптимізує роботу та додаток Workflow, який дозволяє комбінувати різні дії в одну команду, що істотно заощаджує ваш час.

Проблема 3: завдання займають багато часу

• Зриваєте дедлайни
• Не встигаєте зробити все заплановане на день
• Занадто довго виконуєте прості завдання

Рішення: перший закон Паркінсона

“Робота займає весь відпущений на неї час”, – говорить перший закон Паркінсона. Постарайтеся планувати час заздалегідь, оцінюйте приблизний час на виконання своїх завдань, оптимізуйте та скорочуйте час там, де це можна зробити.

Вам можуть допомогти будь-які тайм-трекери. Наприклад, Hours, де можна створювати різні завдання і відстежувати час на виконання кожного з них.

Проблема 4: складно приступати до завдань

• Регулярно відкладаєте найважливіші завдання
• Займаєтеся задачами з низьким пріоритетом
• Часто прокрастинуєте

Рішення: метод “З’їжте жабу”

У цьому методі “жаба” – це найнеприємніші або складні справи. За методом “З'їжте жабу” такі справи потрібно виконувати на самому початку дня. Тоді на залишок дня у вас будуть тільки приємні і легкі справи.

Вам допоможуть практично будь-які таск-трекери, де можна розставити пріоритети для завдань. Наприклад, Strides дозволяє ставити задачі, відстежувати прогрес і стадії виконання роботи. TickTick – ще один таск-трекер, у якого є голосовий набір, нагадування і можливість створювати списки справ.

Проблема 5: відсутність концентрації

• Постійно відволікаєтеся на месенджери і соцмережі
• Не можете зосередитися на завданні
• У вас занадто багато завдань і увага постійно розсіюється

Рішення: метод Помодоро

Метод допомагає збільшити концентрацію на завданні. Використовуючи Помодоро, ви будуєте робочий день за схемою: 25 хвилин роботи, 5 хвилин перерви. Раз в 4 цикла потрібно робити довгу перерву на 15-30 хвилин.

У цьому допоможе додаток Pomotodo, де можна вносити завдання, розставляти пріоритети, відстежувати їх виконання і вести статистику роботи. Ще один додаток для цього методу – Be Focused, він дозволяє налаштовувати час роботи і перерв під себе і ефективно працювати з технікою Помодоро.

Проблема 6: вам складно вводити нові звички

• У вас є труднощі з дисципліною
• Ви хочете ввести нові корисні звички, але не знаєте, як це зробити

Рішення: трекери звичок

Корисні звички дисциплінують і дозволяють працювати більш продуктивно протягом дня. При цьому, звичками може бути що завгодно, включаючи планування, тайм-трекінг і розстановку пріоритетів.

Для того, щоб додавати собі нові звички було легше, використовуйте трекери звичок. Наприклад, Streaks. Цей додаток дозволяє створювати нові звички і вести streak – суцільну смугу виконаних завдань.

Проблема 7: вам нудно працювати

• Бракує елемента змагань в роботі
• У вас багато рутинних завдань, які нудно виконувати
• Потрібна додаткова мотивація

Рішення: гейміфікація

Гейміфікація відмінно допомагає в боротьбі з прокрастинацією. Вона допомагає людині простіше ставитися до задачі та не боятися почати щось робити. Додатки в ігровій формі допомагають краще концентруватися і планувати.

Є дуже багато додатків для гейміфікації роботи. Наприклад, якщо ваша продуктивність залежить від настрою, спробуйте Daylio – тут можна вибирати настрій і завдання на сьогодні, а потім дивитися графік залежності. Ще один популярний додаток – Habitica. Тут ви “прокачуєте” свого персонажа, виконуючи реальні завдання і плани. Наступний хороший додаток – Money Alarm. Це будильник, який точно вас збадьорить. Ви кладете гроші на депозит і, якщо вчасно не прокинутися і не вимкнути будильник, вони згорають. Бадьорить краще, ніж холодний душ. Ще ви можете саджати віртуальні дерева за допомогою Forest. Посаджене дерево – це виконане завдання. Якщо ви відволікаєтеся або запускаєте соцмережі, дерево помирає. Якщо ні, ви можете виростити цілий ліс продуктивності.

Як автоматизація підвищує продуктивність?

Всі перераховані вище додатки допоможуть вам підвищити, як особисту, так і професійну продуктивність. Навчившись розставляти пріоритети і делегувати завдання, ви можете ви можете зіткнутися з великою кількістю рутинних процесів, які заважають виконувати більш цікаві та складні завдання. І для цієї ситуації у нас теж є відповідь – автоматизація.

Hurma System здатна істотно підвищити продуктивність HR-а та кожного співробітника в компанії.

Наприклад, в системі є моніторинг настрою, який дозволяє відстежувати і ваш настрій, і настрій співробітників. Зручна статистика дозволить зрозуміти залежність продуктивності від настрою, а ще це цікавий елемент гейміфікації.

В системі можна розставляти цілі та пріоритети за допомогою розділу OKR. Тут кожен співробітник побачить, як його цілі впливають на цілі компанії, що не може не мотивувати на нові звершення.

Ще ви можете використовувати тайм-трекінг для ваших завдань. Він може працювати в автоматичному режимі, або ви можете вносити завдання постфактум з коментарями.

Hurma допомагає планувати мітинги та інші події, нагадувати про них співробітникам і HR-м. А синхронізація з Google-календарем дозволяє вносити всі завдання на льоту і завжди про все пам’ятати.

Ще в системі є зручна Kanban-дошка для рекрутерів, де ви можете відстежувати, на якому етапі перебуває кожен кандидат. Вам не потрібно хаотично згадувати щоранку, скільки у вас сьогодні дзвінків і кому з кандидатів потрібно відправити фідбек або оффер. Hurma вже подбала про це.

Замість висновків

У постійній гонитві за результатами і вимогах продуктивності від себе і співробітників важливо не забувати іноді зупинятися. Людина – це не вічний двигун і потрібно вміти відновлювати внутрішні ресурси. Втома і вигорання – основні вороги продуктивності, які вносять хаос в роботу компанії та загрожують фінансовими втратами. Тому намагайтесь вчитися відпочивати і вчіть цьому своїх співробітників. Адже головний секрет продуктивності в балансі роботи і відпочинку. А Hurma System, як завжди, сприяє вашій ефективній роботі та допомагає виконувати щоденні завдання все краще.

• Технології